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Selbstmanagement in agilen Zeiten

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Die Unternehmen werden immer agiler, hierarchische Führung wird obsolet. Das hat Folgen für die Mitarbeiter: Sie sind mehr und mehr gefordert, selbstbestimmt zu arbeiten. Was heißt es, sich in Zeiten des permanenten Wandels, selbst zu organisieren? Wie kann das gelingen?

 

Agilität – das ist derzeit das Leitwort schlechthin. Immer mehr Bücher widmen sich dem Thema, kaum eine Konferenz für Unternehmensführer und Personaler, wo das Thema nicht im Mittelpunkt steht. Alles ein großer Hype? Keineswegs – Agilität ist mehr als ein Buzzword. Im Zuge der digitalen Transformation kommt es für die Unternehmen tatsächlich immer mehr darauf an, agil zusammen zu arbeiten. Um im Wettbewerb mithalten zu können, müssen sie schnell auf Veränderungen reagieren können und insgesamt flexibler werden.

 

Mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter

Das erfordert unter anderem, dass sich die Unternehmen immer mehr von hierarchisch geprägten Organisationsstrukturen lösen. Diese nämlich sind oft zu starr und behäbig für die neue Arbeitswelt. Gleichzeitig bedeutet dies mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter. In der agilen Arbeitswelt gibt es keine engen Regeln und standardisierten Vorgaben mehr. Die Mitarbeiter können, ja sie sollen viel mehr selbst entscheiden als früher und eigenständig arbeiten. Das klingt für viele Menschen erst einmal verlockend, und für bestimmte Mitarbeitertypen ist das genau ihr Ding. Sie sind enorm motiviert durch die neue Freiheit, selbstorganisiert arbeiten und um somit auch ihre Stärken bestmöglich entfalten zu können. Das Gros der Mitarbeiter ist jedoch bislang anders gestrickt. Teams und Mitarbeiter sind häufig mit einer unvermittelten Umstellung auf agile Managementsysteme schlichtweg überfordert und von der Situation gestresst, – woran sich wiederum zeigt: Selbstmanagement beziehungsweise Selbstführung ist nicht jedermanns Sache – schon gar nicht, wenn man es bislang gewohnt war, in festen Strukturen zu arbeiten.

 

Agil planen

Der Mitarbeiter ist also heute und in Zukunft gefordert, sich selbst eine Struktur zu geben. Die einschlägigen Ratschläge fürs Zeitmanagement liegen da erstmal nahe. Doch klassisches Zeit- und Selbstmanagement stößt beim agilen Arbeiten schnell an seine Grenzen. Denn Kern des agilen Selbstmanagements ist die Einsicht, dass eine Planung über einen längeren Zeitraum nicht nur ungenau, sondern auch gar nicht sinnvoll ist. Entsprechend liegt die Konzentration hier auf einem kleineren Zeitraum – etwa ein, bis zwei Wochen. Danach wird neu geschaut. Innerhalb der Zeitspanne ist jedoch sehr genau zu planen, welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Eine To-Do-Liste ist dabei hilfreich, damit der Überblick bewahrt werden kann. Nebenbei ist eine weitere Liste zu empfehlen: Sie umfasst Aufgaben, die noch anstehen und die an die jeweils aktuellen Gegebenheiten – zum Beispiel hinsichtlich Priorität und Umfang – angepasst werden müssen. Diese Aufgaben werden erst dann angegangen, wenn das Anliegen wichtig genug ist und ausreichend Informationen vorliegen, um es zu bewältigen. Dann findet der sogenannte Sprint statt. Hier ist intensives Arbeiten ohne Störungen gefragt. Kommen neue Aufgaben hinzu, sind diese immer zunächst in die Liste der zu planenden Tätigkeiten einzutragen. So wird umgangen, dass man vielleicht unwichtige Aufgaben zuerst erledigt. Sie kommen vielmehr immer erst dann zum Zuge, wenn es notwendig ist.

 

Auf Leistungsfähigkeit achten

Doch agiles Selbstmanagement hin oder her, ein paar Regeln des klassischen Zeitmanagements sollten dennoch beachtet werden. So fallen auch beim agilen Arbeiten täglich bestimmte Routineaufgaben an, und es ist gut, hierfür einen Zeitpuffer zu haben. Wer sich also eine gewisse Zeitspanne am Tag reserviert, um E-Mails zu bearbeiten und Papierkram zu erledigen, wird eine insgesamt realistischere Planung machen können. Wichtig für den Mitarbeiter ist auch, regelmäßig Pausen zu machen. Das klingt banal, ist aber von großer Bedeutung, um leistungsfähig zu bleiben. Auch eine gute Work-Life-Balance darf bei aller Agilität nicht vergessen werden.

 

Ist das richtige Mindset vorhanden?

Letztlich ist neben einem guten Selbstmanagement eine gute Selbstführung wichtig: Der Mitarbeiter ist zum einen gefordert, den richtigen Fokus zu setzen, und zum anderen, sich auch regelmäßig selbst zu hinterfragen. Bin ich noch auf dem richtigen Weg? Fühle ich mich gut mit dem, was ich mache? Denn nur so ist er weiterhin motiviert für das, was er macht. Darüber hinaus ist das richtige Mindset von wesentlicher Bedeutung. Agil zu Arbeiten heißt beispielsweise auch, Dinge auszuprobieren und Fehler zuzulassen. Die Stanford-Professorin Carol Dweck, die jahrzehntelang zum Thema Mindset geforscht hat, hat herausgefunden, dass Menschen mit einer wachstumsorientierten Denk- und Handlungslogik – einem growth mindset – ganz anders an Herausforderungen herangehen. Sie wollen sich entwickeln. Sie machen gerne Fehler. Sie sehen das als Chance, besser zu werden. Wer also von vornhinein immer alles richtigmachen will, blockiert sich selbst und kommt nicht ins Tun. Besser ist es, loszulegen, als das x-te Konzept auszuarbeiten.

 

Die richtigen Rahmenbedingungen schaffen

Bei allem geforderten Selbstmanagement ist es wichtig, den Mitarbeiter dennoch nicht alleine zu lassen. Aufgabe des Unternehmens ist es, ihn möglichst gut dabei zu unterstützen, dass er selbstorganisiert und eigenverantwortlich arbeiten, lernen und sich entwickeln kann. Denn die hohe Dynamik der Veränderungen geht damit einher, dass auch im schnellen Takt neue Kompetenzen benötigt werden. Hier sollte das Unternehmen die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und zum Beispiel das Lernen am Arbeitsplatz ermöglichen – etwa indem die Mitarbeiter auf eine Plattform zugreifen können, um bezüglich neuer Technologien die nötigen Informationen beziehungsweise Lerneinheiten abzurufen. Aufgabe des Vorgesetzten indes ist es, als Mentor und Coach bereitzustehen und so Mitverantwortung für das Selbstmanagement des Mitarbeiters zu übernehmen. Kurz: Er sollte dafür Sorge tragen, dass sich die Mitarbeiter richtig entfalten und weiterentwickeln können. Wenn jemand überlastet ist, sich verrennt oder seine Energie an falschen Stellen investiert, ist es ebenfalls Aufgabe der Führungskraft, korrigierend einzugreifen. Das heißt: Die Führungskraft in agilen Zeiten kontrolliert nicht, hat aber immer ein wachsames Auge auf ihre Mitarbeiter.

Wie sich die agile Arbeitswelt aus Sicht der Führungskraft gestalten sollte und wie ein verantwortungsbewusstes Management die Mitarbeiter aktiv begleitet und professionell unterstützt, erfahren Sie in dem neu entwickelten Blended Learning Führungstraining Agile Leadership von PROAKTIV.

Lernen Sie, Ihr Team mit zeitgemäßen Methoden zu führen und dadurch die Eigenverantwortung und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter zu stärken.

 

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Die PROAKTIV Management GmbH ist auf firmeninterne und offene Trainings in den Bereichen Führung, Vertrieb und Kommunikation spezialisiert. Ein zertifiziertes Blended Learning Konzept mit interaktiven Wissensbausteinen der selbstentwickelten Lernplattform unterstützt die Teilnehmer in den Führungs- und Verkaufsausbildungen. PROAKTIV trainiert international bei marktführenden Unternehmen aus Handel, Industrie und Dienstleistung und ist neben München und Köln auch in Hong Kong vertreten.